Vergabe Schulessen: Ausschreibungen clever gestalten

Wenn es um die Vergabe von Schulessen geht, steht viel mehr auf dem Spiel als nur der Preis. Schulverpflegung beeinflusst Konzentration und Gesundheit der Kinder und sogar das Gemeinschaftsgefühl in der Schule. Doch in vielen Fällen sinkt die Qualität des Essens bereits nach dem ersten Jahr – eintönige Menüs, fehlende frische Zutaten und wenig begeisterte Schüler*innen. Woran liegt das, und wie lässt sich diese Entwicklung vermeiden?

In diesem Beitrag schauen wir hinter die Kulissen der Schulverpflegung und zeigen, wie Kommunen mit flexibleren Verträgen und modernen Vergabestrategien eine langfristig erfolgreiche Verpflegung sicherstellen können.

Kann man das nicht besser machen?

Man könnte meinen, Kommunen wüssten genau, wie eine gute Schulverpflegungs-Ausschreibung funktioniert, schließlich machen sie das seit Jahrzehnten. Doch das Thema „Vergabe Schulessen“ wird oft als technische Formalität betrachtet. Und aus Angst vor Fehlern greifen viele Städte auf alte Vorlagen zurück. Dabei könnten sie viel von anderen Kommunen lernen, die bereits zeigen, wie es besser geht.

Hamburg: Kürzere Verträge für mehr Motivation

Hamburg hat es vorgemacht: Hier wurden die Vertragslaufzeiten auf ein Jahr verkürzt. Das Ergebnis? Caterer bleiben motiviert und liefern über die gesamte Laufzeit eine hohe Qualität. Nach einem Jahr haben die Schulen die Möglichkeit, zu entscheiden, ob sie den Anbieter behalten oder wechseln wollen. Das sorgt für gesunden Wettbewerb und bringt frisches, abwechslungsreiches Essen auf die Teller.

Vollküchen für Schulen: Ambitioniertes Ziel mit großer Wirkung

Das funktioniert nur, wenn Schulen über voll ausgestattete Küchen verfügen, sodass Caterer ohne große Anfangsinvestitionen starten können. Das mag nach einer Mammutaufgabe klingen, aber Hamburg zeigt, dass es machbar ist.

Schulverpflegung als Bildungsauftrag verstehen

Damit Schulverpflegung ein Erfolg wird, muss sie als Teil des Bildungsauftrags verstanden werden. Schulen und Schulleitungen sollten aktiv in den Prozess einbezogen werden und echte Mitspracherechte haben. So entsteht Verantwortungsbewusstsein. Und das Schulessen wird mehr als nur eine 20-Minuten-Pause zum „Volltanken“.

Qualitätskriterien und Konzessionsverträge: Ein Weg zu mehr Flexibilität

Wie kann es gehen? Die Kommune könnte entscheiden, dass jede Schule ihren Caterer selbst wählen darf – selbstverständlich unter Einhaltung bestimmter Qualitätskriterien wie einem Mindestanteil an Bio-Produkten oder der Verwendung saisonaler Zutaten.

Parallel dazu sollten die Schulen nach und nach mit Vollküchen ausgestattet werden, sodass sie langfristig unabhängig agieren können. In solchen Fällen ist ein Konzessionsvertrag mit einer einjährigen Laufzeit ideal: Bei Zufriedenheit wird der Vertrag verlängert, andernfalls gibt es die Möglichkeit zur Neuausschreibung.

Unterstützung und Beratung für Schulen und Kommunen

Dieser Prozess erfordert natürlich Unterstützung. Hier gibt es zahlreiche Anlaufstellen:

• Vernetzungsstellen Schulverpflegung der Bundesländer
• Biodachverbände der Bundesländer
• Beratung durch Expert*innen von essen&ernähren

Diese Organisationen können Schulen und Kommunen beim Aufbau einer zukunftsfähigen Vergabe für Schulessen unterstützen und passende Qualitätskriterien erarbeiten.

Ländlicher Raum: Freie Vergabe Schulverpflegung unterhalb der EU-Schwelle

Für Schulen mit weniger als 200 Kindern – meist im ländlichen Raum – gilt bei einjährigen Verträgen eine Ausschreibungsgrenze von 214.000 Euro. Diese Schulen können ihren Caterer frei wählen, solange die Entscheidung nachvollziehbar begründet ist. Eine Kommune könnte den gesamten Auftrag auch in einzelne Lose (z. B. pro Schule) aufteilen. Wichtig: Die Aufteilung darf nicht den Anschein erwecken, dass sie nur dazu dient, die EU-Ausschreibungspflicht zu umgehen.

Ausschreibung, freie Vergabe und Konzessionsvertrag – die Unterschiede

Kurz erklärt:

• EU-Ausschreibung: Bei einem Auftragswert über 214.000 Euro erforderlich und ermöglicht europaweite Vergaben.
• Freie Vergabe: Bei einem Wert unterhalb dieser Grenze können Kommunen flexibler entscheiden und lokale Anbieter bevorzugen.
• Konzessionsvertrag: Schulen agieren hier als „Kund*innen“ und können den Caterer basierend auf Qualität und Flexibilität auswählen. Das schafft mehr Mitspracherecht.

Attraktive Bedingungen schaffen: Beispiel aus Kassel

Motivierte Caterer brauchen attraktive Bedingungen. Ein gelungenes Beispiel bietet die Offene Schule Waldau in Kassel, die von der Biond GmbH beliefert wird. Hier wurde ein „Mensadienst“ eingeführt, bei dem die Schüler*innen bei der Essenszubereitung und -nachbereitung mithelfen. Die Folge? Weniger Beschwerden und mehr Zufriedenheit – eine echte Win-Win-Situation!

Ein gesunder Wettbewerb fördert Qualität und Zufriedenheit

Wenn Caterer die Möglichkeit haben, eine enge Beziehung zur Schule aufzubauen und regelmäßig Feedback erhalten, steigt die Qualität fast von selbst. Schulen profitieren, wenn sie bei der Auswahl des Caterers mitwirken, und Kinder können ihre Wünsche in Workshops und Verkostungen einbringen. So wird das Schulessen zu einem Gemeinschaftsprojekt, das allen Beteiligten Freude bereitet.

Fazit: Zukunftsfähige Schulverpflegung – Ausschreibungen clever gestalten

Damit Schulverpflegung zukunftsfähig wird, können Kommunen die Vergabe von Schulessen lenken und Rahmenbedingungen gestalten:

• Kürzere Vertragslaufzeiten (z.B. ein Jahr, wie in Hamburg), um Caterer zu motivieren und Qualität langfristig zu sichern.
• Vollausgestattete Schulküchen, die eine flexible und qualitätsorientierte Verpflegung ermöglichen.
• Schulverpflegung als Teil des Bildungsauftrags umsetzen und Schulleitungen, Eltern und Schüler*innen in die Auswahl und Gestaltung der Verpflegung einbinden.
• Flexible Vergabeverfahren und die Möglichkeit zur freien Wahl des Caterers bei kleineren Schulen.
• Attraktive Bedingungen und Gemeinschaftsprojekte wie Schüler*innen- und Elterndienste, um Engagement und Zufriedenheit zu fördern.

Der Biodachverband BIO in MV e.V. unterstützt Kommunen in Mecklenburg-Vorpommern bei diesem Prozess.

_{Quellenangabe:
Titelbild: wavebreakmedia/Shutterstock.com}