Gastro Newsletter: Effektive Tipps für Ihre Kantine

Was steht nächste Woche auf dem Speiseplan der Kantine? Und warum gibt es in den Sommerferien ein eingeschränktes Angebot? Ein Gastro-Newsletter in der Gemeinschaftsgastronomie informiert die Gäste regelmäßig über aktuelle Themen – und stärkt im besten Fall die Kundenbindung.

Warum ein Gastro-Newsletter?

Newsletter sind im Vergleich zu Social Media fast schon „old school“ – und werden deshalb oft unterschätzt. Zu Unrecht: Laut dem Portal Statista nutzen 80 Prozent der Deutschen das Internet zum Versenden und Empfangen von E-Mails. Viele Menschen, die Instagram und Co. nicht nutzen, sind per E-Mail erreichbar. Gerade für Betriebsrestaurants, deren Gäste im Arbeitsalltag vieles per E-Mail erledigen, kann ein E-Mail-Newsletter daher ein hervorragendes Kommunikationsmedium sein.

Newsletter-Erstellung: So geht’s

Zahlreiche auf dem Markt befindliche Newsletter-Tools und entsprechende mitgelieferte Vorlagen sorgen dafür, dass du deinen Newsletter auch ohne fachkundige Hilfe problemlos anfertigen kannst. Dennoch kann es sich lohnen, eine Agentur oder einen Freelancer zu beauftragen – vor allem, wenn die Zeit knapp ist und ein gewisses Budget zur Verfügung steht. Steht das Grundgerüst des Gastro-Newsletters erst einmal, kannst du ihn ganz einfach selbst versenden. Was du auf jeden Fall selbst übernehmen oder zumindest eng begleiten solltest, sind die Gestaltung und Newsletter-Erstellung. Wir fassen zusammen, was du dabei beachten solltest.

Das Wichtigste zuerst: ein inhaltliches Konzept für den Gastro Newsletter

Ein gut gemachter Gastro-Newsletter bringt mehr Aufmerksamkeit für das eigene Betriebsrestaurant oder die Mensa. Er kann genutzt werden, um besondere Angebote zu bewerben, Neuigkeiten wie eine Bio-Zertifizierung zu verbreiten oder Aktualisierungen der Öffnungszeiten zu veröffentlichen. Damit ein Newsletter erfolgreich ist, braucht es allerdings ein Konzept. Denn ein schlecht gemachter Newsletter, der nicht auf die Bedürfnisse und Interessen deiner Kundinnen und Kunden eingeht, wird nicht gelesen – und du verschwendest Ressourcen. Auch wenn der Arbeitsalltag in der Gemeinschaftsverpflegung oft stressig ist, solltest du dir daher ein paar Stunden Zeit nehmen, um gemeinsam mit Kolleginnen und Kollegen die folgenden Fragen zu beantworten (am besten schriftlich):

1. Was möchtest du mit deinem Gastro-Newsletter erreichen oder verändern? Möchtest du allgemein die Zahl der Essensteilnehmer erhöhen, deine eigenen Aktivitäten rund um die nachhaltige Verpflegung bekannter machen oder das Medium eher nutzen, um die Nachfrage nach speziellen Aktionen oder Angeboten zu steigern? Vielleicht möchtest du auch die Zugriffszahlen auf deine Website erhöhen? Formuliere Ziele, die du am besten in regelmäßigen Abständen überprüfen kannst.
2. Wer soll deinen Newsletter erhalten? Welche Themen interessieren deine Zielgruppe in der Gemeinschaftsgastronomie? Versuche, ausschließlich aus der Perspektive der Lesenden zu denken – und frage am besten direkt bei deiner potenziellen Zielgruppe nach. Auch der Austausch mit Fachleuten kann hilfreich sein: Gibt es Fragen, die den Kolleginnen und Kollegen immer wieder gestellt werden? Notiere dir mögliche Schwerpunktthemen für den Newsletter und wähle drei bis fünf davon als feste Themenkategorien für den Newsletter aus. Dies gibt für jede neue Ausgabe Orientierung bei der Themenauswahl.
3. Gibt es Botschaften oder allgemeine Aspekte, die du mit dem Newsletter vermitteln möchtest? Welche Schnittmengen gibt es mit den Interessen deiner Zielgruppe?

Praxisbeispiel

In unserem neuen ESSEN & ERNÄHREN-Newsletter setzen wir uns etwa zum Ziel, Fach- und Führungskräfte in der Gemeinschaftsgastronomie rund um aktuelle Themen der Branche und unseren Service zu informieren. Damit möchten wir die Beziehung zu unserer Zielgruppe sowie unsere Reichweite stärken. Gemeinsam haben wir mit dem ESSEN & ERNÄHREN-Team überlegt, welche übergeordneten inhaltlichen Themen für unsere Zielgruppe relevant sein könnten. Neugierig geworden? Hier kannst du unseren Newsletter abonnieren.

Werbung für Gastro-Newsletter

Überlege dir schon vor der Entwicklung deines Newsletters, wie du Abonnentinnen und Abonnenten gewinnen kannst: Baue ein Formular auf deiner Website ein und bewerbe den Newsletter über deine Social-Media-Kanäle (wenn vorhanden). Gibt es in dem Unternehmen, in dem du deine Betriebsgastronomie betreibst, einen Newsletter für Mitarbeitende oder ein Intranet? Frage die Verantwortlichen, ob du dort auf deinen neuen Newsletter aufmerksam machen kannst. Auch ein kleines Gewinnspiel direkt in der Kantine, bei dem zum Beispiel Essensgutscheine verlost werden, kann für Anmeldungen sorgen. Wichtig: Rechtliche Aspekte beachten.

Rechtliche Aspekte

Beim Versand von Newslettern sind zahlreiche rechtliche Aspekte zu beachten, auch in der Gemeinschaftsgastronomie. An dieser Stelle können wir nur auf einzelne Aspekte hinweisen – ohne Anspruch auf Vollständigkeit. Wir empfehlen dir, für die rechtlichen Aspekte professionelle Unterstützung in Anspruch zu nehmen. Auf der Website der Industrie- und Handelskammer Hannover findest du weitergehende Informationen.
Zu beachten sind u.a:

1. Einwilligung: Du darfst einen Newsletter nur versenden, wenn die Empfänger ausdrücklich eingewilligt haben – und die Einwilligung den Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) entspricht. Die Einwilligungserklärung muss bestimmte Anforderungen erfüllen, freiwillig und widerruflich sein. Beispielsweise muss bei der Anmeldung zum Newsletter klar sein, was die Einwilligung umfasst. Gegebenenfalls muss die Einwilligung nachweisbar sein.
2. Widerrufbarkeit: Die Einwilligung zum Erhalt des Newsletters muss jederzeit widerrufbar sein – zum Beispiel durch einen Abmeldelink am Ende des versendeten Newsletters.
3. Du musst ein Impressum im Newsletter abdrucken.

Versandrhythmus

Überlege dir schon vor dem Versand der ersten Ausgabe deines Gastro-Newsletters, welcher Versandrhythmus für dich realistisch ist – und lege diesen fest. Versende den Newsletter nicht willkürlich, sondern zu wiederkehrenden Zeiten, z.B. jeden Montagmorgen, jeden ersten Dienstag im Monat etc. Wichtig: Berücksichtige deine eigenen Ressourcen: Die Erstellung jeder Ausgabe kostet Arbeitszeit. Beginne im Zweifelsfall mit einem Versand in größeren Abständen, z.B. einmal im Monat, und verkürze die Intervalle ggf. später – anstatt nach dem dritten Newsletter festzustellen, dass du den begonnenen Rhythmus aus Zeitgründen nicht mehr einhalten kannst.

Aufbau

1. Betreffzeile: Die Betreffzeile wird von den Empfängerinnen und Empfängern gelesen, bevor diese den Newsletter öffnen. Wähle maximal vier bis fünf Wörter, die einen prägnanten Ausblick auf den Inhalt geben. Wichtig: Schreibe nicht ausschließlich in Großbuchstaben und verwende nicht zu viele Frage- und Ausrufezeichen, da die E-Mail sonst als SPAM eingestuft wird.
2. Binde dein Logo direkt in die Kopfzeile des Newsletters ein. So können Lesende dich direkt als Absender identifizieren.
3. Editorial: Um den Newsletter persönlicher zu gestalten, kannst du die Mail mit einem kleinen, personalisierten Editorial beginnen. Bitte den Betriebsleiter/die Betriebsleiterin oder abwechselnd verschiedene Mitarbeitende deines Betriebes, drei bis vier Sätze zu schreiben, in denen du die Themen der aktuellen Ausgabe umreißt und vielleicht eigene Tipps, Lieblingsgerichte etc. hinzufügst.
4. Aktuelle Themen: Wähle zu jeder Themenkategorie, die du im Newsletter-Konzept festgelegt hast (siehe oben), verschiedene Unterthemen. Ideal sind drei bis sieben Themen pro Newsletter. Sofern diese mit Links zu Ihrer Website hinterlegt werden können, füge die entsprechenden Links ein. Binde Bilder in den Newsletter ein.
5. Impressum und Kontaktdaten: Beides ist Pflicht im Newsletter, in der Regel am Ende.

Kennst du schon den neuen ESSEN & ERNÄHREN-Newsletter?

Ab Sommer 2024 versenden wir alle zwei Monate einen Newsletter für Fach- und Führungskräfte der Gemeinschaftsverpflegung. Hier geht es zur Anmeldung.

Du hast noch Fragen rund um die Themen Kommunikation und Marketing oder benötigst Unterstützung bei der Erstellung deinesNewsletters? Ernährungswissenschaftlerin und Kommunikationsexpertin Maren Schulze aus dem ESSEN & ERNÄHREN-Team freut sich über Rückfragen und Anregungen für weitere Blogbeiträge rund um das Thema Öffentlichkeitsarbeit in der Gemeinschaftsverpflegung.

_{Quellenangaben:
Industrie- und Handelskammer Hannover/Ihk.de
Titelbild: oatawa/Shutterstock.com}